Digitalshop applicatie
Platformonafhankelijk
De e-commerce applicatie Voorraadbeheer is ontwikkeld
in de programmeertaal Java. Java is een relatief nieuwe programmeertaal
waarmee platformonafhankelijke software kan worden ontwikkeld. Dit houdt
in dat het niet uitmaakt welk besturingssysteem gebruikt wordt: Microsoft
Windows, MacOS van Apple, Linux etc. Bij elk van deze besturingssystemen
kan Voorraadbeheer worden geïnstalleerd en gebruikt.
Off line / On line
Een tweede belangrijk aspect is dat het beheer
van de e-commerce-website met Voorraadbeheer off line gebeurt. Dit betekent
dat de beheertaken (het afhandelen van binnengekomen bestellingen en het
aanpassen van prijzen) kunnen worden uitgevoerd zonder dat er een verbinding
is met internet. De site-bezitter kan zo dus zelf bepalen op welk moment
de informatie wordt ge-update. De gegevens die de site-bezitter heeft
gewijzigd (bijvoorbeeld productprijzen, aanbiedingen) worden op een later
tijdstip verzonden naar de site op het internet. Op dat zelfde moment
worden nieuwe bestellingen en nieuwe klantgegevens opgehaald. Na de verzending
(synchronisatie) kan de verbinding worden verbroken en kunnen de nieuwe
bestellingen worden verwerkt. Door dit systeem van off line beheer worden
de communicatiekosten tot een minimum worden beperkt.
Functies
Nadat Voorraadbeheer is opgestart, verschijnt het
volgende scherm.
Hoofdscherm Voorraadbeheer
De verschillende onderdelen van het programma zijn
via tabbladen op het hoofdscherm te openen. Er is een tabblad Klanten,
Productgroepen, Producten etc. Elk tabblad bevat een zoekfunctie; bij
grote aantallen kan zo snel een specifiek product worden gevonden. Alle
gegevens staan snel en overzichtelijk ter beschikking.
De verschillende beheertaken die met Voorraadbeheer kunnen worden uitgevoerd
worden hierna kort besproken.
Staffelgroepen
De klanten kunnen ondergebracht worden in verschillende
staffelgroepen (kortingsgroepen). Hierbij kan gedacht worden aan een opsplitsing
tussen dealers en particuliere afnemers, of vaste klanten en incidentele
klanten.
De prijzen van producten kunnen op twee manieren
worden vastgesteld, afhankelijk van de betreffende staffelgroep:
1. Er kan aan een bepaalde staffelgroep korting worden toegekend aan alle
producten die op de site worden aangeboden, een zogenaamde groepskorting.
2. Per afzonderlijk product kan voor de verschillende groepen bepaald
worden wat de verkoopprijs is.
Een combinatie van beide is uiteraard ook mogelijk.
Instellingen van een staffelgroep
Het kan ook voorkomen dat niet alle prijzen voor
iedereen toegankelijk zijn. Bijvoorbeeld als er ook aan dealers wordt
verkocht. Dan is het niet wenselijk dat de eindgebruiker deze prijzen
ook te zien krijgt. Er kan dan gekozen worden voor toegang via een password.
Op deze manier kunnen alleen de dealers de prijzen zien die voor hen bestemd
zijn.
Klanten
Het invoeren van klanten in de database kan op twee
manieren gebeuren. Klanten kunnen door de site-bezitter in Voorraadbeheer
worden ingevoerd, bijvoorbeeld bij verkoop aan de balie. Maar klanten
zich ook zelf aanmelden wanneer zij een bestelling plaatsen.
Klantenbeheer
Met de functie Klantenbeheer kunnen de aanwezige
klantgegevens worden bekeken en gewijzigd. In dit scherm kan ook de staffelgroep
worden ingesteld. Als een klant zich aanmeldt, wordt deze automatisch
ingedeeld in een standaard staffelgroep. Daarna kan de site-bezitter besluiten
de klant in een andere staffelgroep in te delen. Is de klant al langer
bekend is, dan kan hij bijvoorbeeld onder 'Vaste klanten' worden geplaatst.
Bij het plaatsen van een eerste bestelling krijgt de klant een klantnummer en password toegewezen. Deze gegevens heeft hij nodig om zich te identificeren. Het kan gebeuren dat een klant zijn password 'vergeten' is; in Voorraadbeheer kan de site-bezitter dan een nieuw password voor de klant aanmaken.
Producten en productgroepen
De producten kunnen worden ingedeeld in verschillende
productgroepen. Daartoe wordt voor elk product de naam en een korte omschrijving
gegeven. Het berekenen van de prijs kan worden afgesteld op de manier
van prijs-berekenen die de site-bezitter hanteert. Er kan bijvoorbeeld
worden gekozen voor een 'inkoopprijs + marges' -systeem.
Prijzen aan de hand van de inkoopprijs
Per product kan het btw-percentage worden gekozen.
Er kunnen verschillende tarieven worden gehanteerd voor producten die
in de verschillende btw-tarieven vallen.
Onderin bovenstaande figuur staat de actie-informatie vermeld. Elk product
kan afzonderlijk in de aanbieding worden gedaan, waarbij wordt aangegeven
voor welke periode en tegen welke prijs. Op de site worden de aanbiedingen
speciaal gemarkeerd (zie onderstaand figuur); dit gebeurt geheel automatisch.
Bestellingen
Nadat de bestellingen in Voorraadbeheer zijn ontvangen,
kunnen ze worden opgevraagd voor verwerking. Onderstaand een voorbeeld
van een bestelling.
Voorbeeld bestelling
Een bestelling heeft altijd een bepaalde status,
bijvoorbeeld 'Bevestigd'. Er kan voor gekozen worden om de bestellingen
per e-mail te bevestigen. Dit geeft zowel voor de besteller als voor de
verkoper zekerheid. Bij een bestellingen is soms extra (telefonisch) contact
met de klant gewenst. De bestelling heeft dan nog niet de status 'Geaccepteerd'.
De laatste status die een bestelling kan hebben is 'Verwerkt'. De bestelling
is dan uitgevoerd en de producten zijn aan de klant verzonden. Van elke
status wordt de datum bijgehouden waarop die status bereikt is. De klant
kan via de site de status van zijn orders bekijken. Dit systeem van ordertracking
kan desgewenst ook worden uitgebreid, zodat de klant precies weet in welke
stadium de uitvoering van zijn bestellingen is.
Bij elke site die met dit systeem gebouwd wordt, kan worden gekozen voor
andere statussen, zodat het geheel aansluit op de werkwijze van de site-bezitter.
In Voorraadbeheer is het ook mogelijk nieuwe bestellingen in te voeren en bestellingen te wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer een klant een bestelling heeft geplaatst maar later wijzigingen doorgeeft, kan hij contact opnemen met de site-bezitter om de bestelling aan te passen of zelfs te annuleren.
Extra bestellingsinformatie
Tijdens het bestellen moet de klant een aantal keuzes
aangeven in betalings- en aflevermethodes. Deze keuzes zijn tegelijk met
de bestelling te raadplegen (en te wijzigen).
Opties
De sitebezitter kan in principe alle variabelen
van de site instellen.
Hieronder vallen
Valuta: De site kan met verschillende valuta tegelijk werken en is op deze manier voorbereid op de komst van de Euro. De producten worden dan dubbel geprijsd. De wisselkoers van de gebruikte valuta kan worden aangepast. Dit is belangrijk als er ook verkocht gaat worden aan het buitenland. Als de koers van bijvoorbeeld de dollar wijzigt, kan de site hier snel op worden aangepast.
Bezorging: De site-bezitter kiest zelf welke mogelijkheden van bezorging worden gehanteerd. Hierbij moet worden gedacht aan verschillende pakket- en koeriersdiensten. Op de site kan de klant tijdens het bestellen aangeven met welke dienst hij zijn bestelling geleverd wilt hebben en met welke snelheid. Afhankelijk van het bezorgniveau (de snelheid van levering) moet de klant een bedrag betalen voor de bezorging. De verschillende leveringssnelheden, met daarbij horende kosten, kunnen door de site-bezitter in Voorraadbeheer worden gewijzigd. Er kan ook worden ingesteld dat bij bestellingen boven een bepaald bedrag, de levering kosteloos is.
Betaling: Er zijn verschillende betalingsmogelijkheden, variërend van rembours-verzending tot kopen op rekening. De site-bezitter geeft zelf aan welke betalingsmogelijkheden kunnen worden gekozen door de klant. Dit kan ook afhankelijk worden gemaakt van een minimum- en maximumbedrag van de bestellingen. Bijvoorbeeld: bestellingen boven de fl. 2000,00 worden niet onder rembours geleverd.
Relaties: Hiermee kan een relatie worden gelegd tussen een bezorgingsoptie (bijvoorbeeld TNT of UPS) en een betalingsoptie (bijvoorbeeld rembours).
Digitalshop
DigitalShop is een veelzijdig uit componenten opgebouwde
web-applicatie, waarmee de toekomstige site-bezitter producten kan aanbieden
en verkopen. Veelzijdig omdat dit product vele mogelijkheden biedt, die
wel of niet kunnen worden toegepast. De site-bezitter kan voor een deel
zelf bepalen welke functies worden gebruikt. De opbouw geeft de mogelijkheid
vooraf de juiste componenten te kiezen die voor de digitale winkel van
belang zijn.
Bij de ontwikkeling is rekening gehouden met de functionaliteit die nodig is om via Internet te kunnen verkopen. Hierna wordt per functie het systeem besproken.
Op de homepage wordt via een menu de navigatie binnen de website geregeld. Daarnaast heeft de site-bezitter de mogelijkheid via animaties aanbiedingen te tonen, zodat de klant direct op de hoogte wordt gebracht van de acties die gaande zijn. Hiermee wordt een van de belangrijkste factoren bij het aanbieden van informatie via Internet aangepakt, namelijk het zorgen voor een dynamische site. De bezoekers aan deze site zullen nieuwe informatie te zien krijgen; hierdoor zal een trouwe klant niet gauw doorschakelen naar een volgende site.
Door op een aanbieding te klikken, wordt extra informatie over het product getoond en kan het product direct worden gesteld.
Tonen van producten
Allereerst krijgt de bezoeker uitleg over
het gebruik van het systeem. Deze informatie kan later op elk moment worden
opgeroepen via een button.
Voor het tonen van producten biedt het internet vele mogelijkheden. Hiervan
is goed gebruik gemaakt bij dit systeem. De productgegevens worden rechtstreeks
uit een database gehaald en getoond bij het aanroepen van de catalogus.
Toelichting is mogelijk door het betreffende product aan te klikken. Hiervan
kan een beschrijving of een plaatje worden getoond.
Het product kan vanuit de catalogus worden toegevoegd aan de bestellijst (winkelwagen); hierbij kan het te bestellen aantal worden opgegeven. Daarnaast bestaat de mogelijkheid producten in de aanbieding te zetten. Er verschijnt per product een aanbiedingskaartje; hiermee kan via een "blink" (aan/uit) functie de aandacht worden getrokken.
DigitalShop biedt de mogelijkheid prijzen te tonen aan verschillende kortingsgroepen. Elke klant wordt ingedeeld in een bepaalde groep en krijgt bij het inloggen de prijzen te zien die voor deze groep gelden. De site-bezitter kan de kortingen met een vast bedrag of met een percentage aangeven.
Producten worden onderverdeeld in productgroepen, waardoor het zoeken in de catalogus wordt versneld. Er is een zoekfunctie waarbij zoektermen kunnen worden opgegeven. Met de optie downloaden kan de klant de catalogus ophalen en rustig bekijken zonder dat er een verbinding is met het Internet.
Besluit een klant een bestelling te plaatsen, dan wordt een bestellijst
gegenereerd, waarin de bestelde producten worden getoond. In deze lijst
wordt per product opgenomen :
· het bestelde aantal
· de naam van het product
· het totale bedrag exclusief en inclusief BTW en
· de bedragen in twee valuta (bijvoorbeeld de gulden en de euro)
Deze lijst kan tijdens het zoeken in de catalogus ten alle tijde worden aangeroepen. Besluit de klant het aantal van een product te wijzigen, dan kan dat eveneens in de bestellijst.
De berekening van het totaalbedrag per product en het totaal te betalen bedrag wordt direct uitgevoerd en de klant ziet deze gelijk op het scherm.
Bestelling plaatsen en verwerken
Besluit de klant een order te plaatsen, dan moeten
bepaalde gegevens worden gekoppeld aan de bestelling. Is de bezoeker reeds
klant bij het bedrijf dan moet hij zich bekend maken via een gebruikersnaam
en wachtwoord. Is de bezoeker nog geen klant, dan dient hij/zij zich te
registreren alvorens met de bestelling door te gaan. Om de bestelling
te kunnen uitvoeren moet de klant aangeven hoe het product moet worden
bezorgd. Afhankelijk van de bezorgwijze wordt een lijst van betalingsmogelijkheden
getoond waar de klant een keuze uit kan maken. Als laatste worden alle
ingevoerde gegevens weergegeven zodat de klant deze kan controleren op
juistheid. Zijn alle gegevens in orde dan kan de bestelling worden verstuurd.
De klant krijgt een e-mail en de bestelling wordt pas verwerkt als de
klant deze e-mail terugstuurt naar het bedrijf. Hierdoor krijgt de klant
de gelegenheid de bestelling rustig door te nemen. Zodra de site-bezitter
de gegevens van klant en bestelling in behandeling neemt, wordt de status
van de bestelling beschikbaar voor de klant. Met Ordertracking is te zien
de datum van ontvangst van de bestelling, de datum van bevestiging van
de bestelling en de datum waarop deze is verwerkt. Ook is het mogelijk
voor de klant achteraf de betreffende bestellijst in te zien. Uiteraard
kan een bedrijf zelf bepalen welke informatie over de bestelling aan de
klant wordt doorgegeven.
Klantgegevens
Een klant kan in de gelegenheid worden gesteld de
persoonlijke gegevens te wijzigen. Dit kunnen alle gegevens zijn, maar
de site-bezitter kan ook besluiten dat bepaalde gegevens niet mogen worden
gewijzigd door de klant. Zo kan worden voorkomen dat een klant zelf zijn
e-mail adres wijzigt, wat de veiligheid van het systeem ten goede komt.
Extra informatie op de site Los van de bovengenoemde mogelijkheden kan
extra informatie over producten worden aangeboden. Ook informatie over
het bedrijf, maar ook wordt de bezoeker de gelegenheid geboden extra informatie
aan te vragen via e-mail.
Beveiliging van het systeem
Aan de beveiliging is veel aandacht besteed. De interacties
zijn beveiligd zodat reeds verstuurde bestellingen niet meer kunnen worden
gewijzigd. De gegevens van de database zijn eveneens beveiligd. Tenslotte
is de beveiliging van de website zodanig, dat data niet wordt omgeleid
naar andere sites en niet op een andere wijze kan worden benaderd anders
dan via DigitalShop.
Maatwerk
In dit artikel is herhaaldelijk vermeld, dat op grond
van de wensen van de site-bezitter het systeem kan worden aangepast. Elk
bedrijf heeft een eigen manier van werken. Het is vaak wenselijk dat deze
procedures verwerkt worden in de software voor het verkopen op Internet.
De software, zowel Voorraadbeheer als DigitalShop, kunnen worden aangepast op de wensen van de site-bezitter. In goed overleg worden de mogelijkheden doorgenomen en verwerkt in de software, zodat de site-bezitter een systeem krijgt dat grotendeels is aangepast aan de werkwijze van het bedrijf.
Het systeem kan bijvoorbeeld worden uitgebreid met een voorraadadministratie, nieuwe betaalmogelijkheden of een andere opbouw van de catalogus (bijvoorbeeld gelaagde productgroepen). Er kan ook worden gekozen voor een systeem in afgeslankte vorm, bijvoorbeeld alleen presentatie van producten, zonder bestelmogelijkheid. Later kan het systeem dan weer worden uitgebreid met nieuwe functionaliteiten.
Gebruik van bestande gegevens
Veel bedrijven die een verkoopsite op Internet willen, hebben hun administratie al geautomatiseerd. In hoeverre dit is gebeurt kan per bedrijf verschillen. Het is mogelijk dat de gegevens die nu digitaal zijn opgeslagen, gebruikt worden voor dit systeem. Op deze manier is het mogelijk om bijvoorbeeld de gegevens (naam, adres e.d.) van vaste klanten te gebruiken in het Internet-verkoopsysteem. Zij kunnen dan direct via de site bestellingen plaatsen, zonder eerst een aanmeldingsprocedure te hoeven doorlopen.
Op vergelijkbare wijze kunnen de bestaande productgegevens worden ingevoerd, om via het Internet te worden aangeboden.
Hierbij moet worden opgemerkt dat niet alle data die verwerkt is in computerbestanden, gebruikt kan worden. Als de huidige programmatuur de gegevens in een gangbaar formaat opslaat, of als de mogelijk van exporteren aanwezig is, moet het geen problemen opleveren.
